Mind Affairs en online dienstverlening – video conferencing

Veel van onze dienstverlening is online beschikbaar. Dit maakt dat wij informatie snel en gemakkelijk kunnen delen en dat wij plaats onafhankelijk kunnen werken. Dit mag echter nooit ten koste gaan van de privacy van u als deelnemer. Om deze voor u goed te kunnen waarborgen, hebben wij diverse maatregelen genomen. Deze staan onder andere beschreven in de privacy policy, die op onze website te vinden is. Ook wordt u vooraf geïnformeerd welke persoonsgegevens wij van u nodig hebben en hoe wij daar mee omgaan.

Expliciete aandacht willen wij hier besteden aan video conferencing. Deze manier van communiceren is erg handig, maar heeft ook een aantal kanttekeningen. Geregeld is er nieuws dat onderzoekers en (goedwillende) hackers gaten prikken en lekken ontdekken, die leveranciers van deze systemen ertoe bewegen om actief bezig te zijn met onderhoud en updates. Ook onze Privacy en Dataveiligheid consultant is dagelijks in de weer met het bijhouden van de stand van zaken, de implementatie van de updates en het uitwerken van ‘best practices’. Privacy en dataveiligheid zijn niet alleen een technisch verhaal, maar hebben zeker ook een relatie met menselijk gedrag – hoe wij met technische systemen omgaan.

Voor video conferencing maken wij gebruik van een professioneel abonnement op een systeem. Om dit op een veilige manier in te kunnen zetten, willen wij u op een aantal zaken wijzen:

  • Mind Affairs plaatst geen persoonsgegevens in video systemen. U krijgt van ons een link per mail gestuurd, deze komt niet rechtstreeks uit het video systeem. Ook hoeft u niet zelf een account aan te maken.
  • De meeste video applicaties maken mogelijk gebruik van gangbare technieken en analytische tools zoals cookies en tracking pixels. Bij het in gebruik nemen van deze applicaties is het daarom van belang dat u kennis van de betreffende privacy policy neemt.
  • Bij bijna alle video applicaties is er een groot verschil tussen de mobiele applicatie en de computer applicatie. Wij raden u aan om de applicatie via uw computer te gebruiken – de privacy risico’s zijn dan aanzienlijk kleiner dan bij de mobiele versie (smartphone of tablet).

Bij Mind Affairs maken wij gebruik van het video systeem ZOOM. Omdat ZOOM recentelijk veel in de media is geweest omtrent hun privacybeleid, heeft zij naar aanleiding van deze aandacht de volgende statements naar buiten gebracht:

  • ZOOM zal nooit persoonsgegevens verkopen;
  • het doorsturen van gegevens aan partners zoals Facebook is stopgezet, dit was onbedoeld en enigszins ongemerkt door de integratie van de inlogmodule met Facebook tot stand gekomen;
  • medewerkers van ZOOM ‘kijken niet mee’ en hoewel dit in het verleden theoretisch technisch mogelijk was, zijn er nu technische en organisatorische stappen gezet om dit niet meer mogelijk te maken;
  • ZOOM gebruikt een aantal gegevens van u, waaronder uw IP adres en informatie omtrent uw computer (zoals windows versie of mac versie) om de verbinding tot stand te kunnen brengen en om technisch onderhoud en verbeteringen te kunnen waarborgen;
  • de systemen van ZOOM zijn sinds de kritiek in de media aangepast, zodat de verbinding tussen servers verloopt zoals vastgelegd in hun beleid. Zo worden er voor verbindingen binnen de EU geen gegevens naar landen buiten de EU of US gestuurd;
  • ZOOM heeft op het gebied van encryptie stappen gezet en blijft dit doen de komende tijd om ervoor te zorgen dat hun systemen naar huidige standaarden goed beveiligd zijn.

Onderaan deze pagina hebben wij enkele relevante links naar het privacy beleid en bekendmakingen van ZOOM hieromtrent vermeld.

En wat doen wij bij Mind Affairs? Wij hebben ook een aantal stappen gezet, zodat wij op een veilige manier met ZOOM kunnen werken en wij uw privacy kunnen waarborgen. Wij zetten deze voor u op een rij:

  • in onze instellingen staat de optie ‘encryptie’ als verplicht ingesteld;
  • de opties ‘attention tracking’ en ‘opnames’ zijn verwijderd;
  • wij sturen u een URL link buiten hun systeem om, zodat uw e-mailadres of telefoonnummer niet via ons in hun database komt;
  • wij zullen nooit documenten of persoonsgegevens invoeren of uploaden in het video systeem. Wel kunnen wij gebruik maken van de optie ‘screen sharing’, waardoor u specifieke documenten in beeld kunt krijgen, maar waarvoor wij geen gegevens in hun systeem hoeven te ‘hangen’. Ook u kunt deze documenten niet opslaan of downloaden. Voor dit laatste hebben wij een eigen, beveiligd systeem;
  • wij gebruiken de betaalde versie op een ge-update computer. Wij zullen ZOOM nooit via een mobiele telefoon gebruiken. Wij vragen aan u om eveneens om te zorgen voor een ge-update computer en wij raden u het gebruik van een smartphone of tablet af voor video conferencing;
  • wij beschikken over de instelling, dat u de ZOOM applicatie niet hoeft te installeren wanneer u dat echt niet wenst. Er kan middels een moderne browser verbinding gemaakt worden, al is de werking hiervan sterk afhankelijk van browserversies en instellingen;
  • wanneer u niet van ZOOM gebruik wenst te maken, kunnen wij u een goed open source alternatief aanbieden. Wanneer u zelf een systeem heeft waar u graag mee werkt, dan kunt u dat met ons overleggen;
  • wij houden de situatie zelf scherp in de gaten, maar wij blijven ook luisteren naar u. Valt u iets op, heeft u vragen of bent u ergens ontevreden over? Aarzel niet en neem contact op met ons: info@mindaffairs.nl

Links naar het privacy beleid en bekendmakingen van ZOOM hieromtrent: